Polityka Prywatności Polenergia Odnawialna

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Polenergia Odnawialna (dalej: „Spółka”, „Administrator”) z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, działającą w sektorze energetycznym.

1.2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

1.3. Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, których dane są przetwarzane przez Administratora, w szczególności klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, przedstawicieli kontrahentów, użytkowników serwisu internetowego, kandydatów do pracy oraz osób kontaktujących się ze Spółką w jakikolwiek sposób.

2. Administrator danych osobowych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Polenergia Odnawialna z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2.2. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych na oficjalnych stronach informacyjnych Spółki.

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko),
• dane kontaktowe (np. adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny),
• dane związane z realizacją umów i świadczeniem usług energetycznych (np. numer punktu poboru energii, informacje o zużyciu energii, dane rozliczeniowe),
• dane dotyczące płatności (np. numer rachunku bankowego, informacje na fakturach),
• dane zbierane podczas korzystania z serwisu internetowego (m.in. adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o aktywności na stronie),
• dane zawarte w korespondencji kierowanej do Spółki (mailowej, tradycyjnej, za pośrednictwem formularzy),
• dane kandydatów do pracy (np. dane zawarte w CV i liście motywacyjnym),
• inne dane dobrowolnie przekazane Administratorowi w związku z kontaktami biznesowymi lub korzystaniem z usług.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

4.1.1. Zawarcie i realizacja umowy

• cel: przygotowanie oferty, zawarcie oraz wykonanie umów dotyczących dostaw energii, usług powiązanych lub współpracy biznesowej,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).

4.1.2. Wypełnianie obowiązków prawnych

• cel: realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa energetycznego, przepisów podatkowych i rachunkowych oraz przepisów dotyczących bezpieczeństwa systemu elektroenergetycznego,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).

4.1.3. Prowadzenie komunikacji i obsługa zapytań

• cel: udzielanie odpowiedzi na zapytania, obsługa reklamacji i zgłoszeń, prowadzenie korespondencji,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy kontakt dotyczy umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i budowaniu relacji z interesariuszami).

4.1.4. Marketing i działania informacyjne

• cel: prowadzenie działań marketingu bezpośredniego usług i produktów Administratora, przesyłanie informacji branżowych i materiałów dotyczących energetyki odnawialnej, organizacja wydarzeń, konferencji i szkoleń,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy, np. dla komunikacji elektronicznej.

4.1.5. Analizy, statystyka, rozwój usług

• cel: prowadzenie analiz biznesowych, statystyk wykorzystania infrastruktury, jakości świadczonych usług, optymalizacja procesów i oferty, planowanie rozwoju źródeł odnawialnych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest rozwój działalności i usprawnienie procesów).

4.1.6. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

• cel: ustalanie, dochodzenie lub obrona przed potencjalnymi roszczeniami związanymi z działalnością Administratora,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw).

4.1.7. Rekrutacja

• cel: prowadzenie procesów rekrutacyjnych i ocena kandydatów do pracy lub współpracy,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy w zakresie wymaganych danych) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – w zakresie danych wykraczających poza wymagane przepisami).

5. Dobrowolność podania danych

5.1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do zawarcia umowy, realizacji usług lub odpowiedzi na zapytanie. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić zawarcie umowy, świadczenie usług lub utrudnić komunikację.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń.

6.2. W szczególności:

• dane związane z realizacją umów – do czasu ich wykonania, a następnie przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz terminów przedawnienia roszczeń,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania,
• dane wykorzystywane dla celów marketingu bezpośredniego – do czasu zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania zgody,
• dane rekrutacyjne – przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres wskazany w oświadczeniu zgody lub do czasu jej wycofania.

7. Odbiorcy danych

7.1. Dane osobowe mogą być przekazywane:

• podmiotom współpracującym ze Spółką przy realizacji usług energetycznych (np. operatorom systemów dystrybucyjnych, podwykonawcom technicznym),
• dostawcom usług IT, serwisów hostingowych, systemów billingowych i narzędzi komunikacji elektronicznej,
• podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawne, audytorskie, księgowe i windykacyjne,
• instytucjom i organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• innym podmiotom, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych celów Administratora, na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.

7.2. Odbiorcy danych są zobowiązani do zachowania poufności oraz zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych osobowych.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

8.1. Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że jest to konieczne ze względu na wykorzystanie określonych rozwiązań technicznych lub usług.

8.2. W przypadku przekazywania danych poza EOG Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, zgodnie z art. 46 RODO.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Zgodnie z RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza dane, oraz uzyskania ich kopii,
• prawo sprostowania danych – poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami,
• prawo ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem,
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, w zakresie przewidzianym przepisami,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo wycofania zgody – jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, można ją w każdej chwili wycofać; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych przez Spółkę.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

10.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego do spraw ochrony danych osobowych w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO lub inne właściwe przepisy prawa.

11. Pliki cookies i technologie podobne

11.1. Serwisy internetowe Polenergia Odnawialna mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, dostosowania treści do preferencji użytkownika, analiz ruchu oraz celów statystycznych i marketingowych.

11.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej lub dostępnych mechanizmów zgody na stronie. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

11.3. Szczegółowe informacje na temat wykorzystywanych plików cookies mogą zostać przedstawione w odrębnym dokumencie lub sekcji serwisu.

12. Zasady bezpieczeństwa danych

12.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych, w szczególności zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieupoważnionych, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją lub ujawnieniem.

12.2. Dostęp do danych jest ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków służbowych.

13. Zmiany Polityki Prywatności

13.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmian w stosowanych technologiach lub zmian w sposobie świadczenia usług.

13.2. Zaktualizowana wersja Polityki Prywatności będzie udostępniana w sposób zwyczajowo przyjęty przez Administratora, w szczególności na stronach informacyjnych Spółki.

13.3. Korzystanie z usług lub serwisu internetowego po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień Polityki Prywatności.

14. Kontakt

14.1. Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można kierować do Administratora za pośrednictwem danych kontaktowych publikowanych przez Polenergia Odnawialna na jej oficjalnych stronach informacyjnych.